User Application Form Azec
User Application Form Azec Download di sini
Link Download User Application Form https://drive2.erajaya.com/index.php/s/ZWkYeKeTieBFEw5https://drive.google.com/file/d/1IdGuMssCrX6j2kAVqB8Xqd4G9ZM_3C1v/view
A : Berikut cara melakukan pengisian User Application Form.
| No | Field | Description |
| 1 | Full Name (KTP) | Nama Lengkap sesuai KTP |
| 2 | Division/ Section | Divisi karyawan yang request |
| 3 | Company | Asal PT tempat karyawan yang request |
| 4 | Location | Lokasi karyawan |
| 5 | NIK | NIK (Nomor Induk Karyawan) |
| 6 | Position | Posisi |
| 7 | Telp/ HP | Telp/HP |
| 8 | Email Corporate (If Any) | Email harus email corporat, bila belum ada isikan email corporate atasannya agar New User Login dapat dikonfirmasikan User ID dan password ke atasannya. |
| 9 | System Name | Nama System |
| 10 | Production/ Commercial Environment | System aplikasi LIVE |
| 11 | Development Environment | System aplikasi buat Training/User Acceptance Test. |
| 12 | Test/ Acceptance Environment | System aplikasi yang di gunakan developer/programmer. |
| 13 | Others | System buat tujuan lainnya (bila ada) |
| 14 | User ID | Untuk request pembuatan UserID baru : UserID kosongkan saja IT yang akan isi sesuai Rule yang ada di IT. Untuk perubahan (penambahan akses/Refresh/Reassign BU/To Be Enhanced) harus mencantumkan UserID. |
| 15 | User ID Status -> New User | Dicentang bila merupakan request User ID baru Catatan : a. Karyawan baru : User mengisi Form dengan benar, lalu mengimkan email ditujukan ke [email protected], selanjutnya HR yang akan issue ticketing ke IT. b. Karyawan existing : User mengisi Form dengan benar, lalu mengimkan email ditujukan ke [email protected], selanjutnya HR yang akan issue ticketing ke IT. c. Bila karyawan yang sudah ada hak akses ke system dan sifatnya : peningkatan responsibility / Business Unit/Warehouse langsung issued ke system ticketing spt selama ini sudah berjalan dengan melampirkan screen capture My Superior pada HRIS atau My Subordinate pada HRIS atau tandatangan basah oleh HR atau Email Approval by HR. |
| 16 | User ID Status -> To be Inactive | Dicentang bila User ID akan di non active kan |
| 17 | User ID Status -> To be Enhanced | Dicentang bila Responsibility/BU akan ada perubahan dari sebelumnya |
| 18 | User ID Status -> To Be Reactive | Dicentang bila User ID akan di active kan |
| 19 | Duration of Access -> Permanent | Bila User ID tersebut penggunaannya secara permanen (tetap) |
| 20 | Duration of Access -> Temporary Until | Bila User ID tersebut penggunaannya sementara (dalam batas tertentu) |
| 21 | Responsibility | List Responsibility/Menu yang di butuhkan |
| 22 | GBU/BU/WH + Brand | List Group Business Unit/Business Unit dan warehouse yang di butuhkan |
| 23 | Read, Write, Approved | Untuk Otorisasinya |
| 24 | Requestor Name | Nama pemohon |
| 25 | Applican'ts Manager Name | Nama Atasan yang approval (minimal ass.manager pada level staff dan spv), selebihnya mengikuti hirarky level) |
| 26 | HR Name | Nama Jelas PIC HR |
| 27 | Requestor Signature | Tanda tangan pemohon |
| 28 | Applican'ts Manager Signature | Tanda tangan atasan |
| 29 | HR Signature | Tanda tangan HR minimal ass. manager, Sedapat mungkin approval secara hardcopy team HR tetapi kalau tidak memungkinkan bisa dengan tehnis lain misal approval by email (yang perlu diperhatikan adalah hal yang direquest dan diapproval terlihat jelas) |
| 30 | Requestor Date | Tanggal Approval pemohon |
| 31 | Applican'ts Manager Date | Tanggal Approval atasan |
| 32 | HR Date | Tanggal Approval HR |
Lampiran pada Sheet2, adalah fasilitas bila ada collection user dengan responsibility/menu sama.
Misal : pada sheet 1 form sudah di isi lengkap, tetapi dengan responsibility dan GBU/warehouse yang dibutuhkan dengan form sheet1 tidak ada bedanya dengan kebutuhan akses si BADU, AMAT, AMIR dalam satu divisi, maka cukup di isi form berikut di bawah ini secara lengkap dan jangan lupa di Approval Manager juga di bawah nya.
CONTOH PENGISIAN PADA REQUEST NEW USERID - SINGLE USER
Pada contoh dibawah ini adalah request UserID baru atas nama Seno Pati di multi system yaitu: AZEC ERAFONE, AZEC PPP DAN AZEC TAM.
CONTOH REQUEST UPDATE/CHANGE USERID – SINGLE USER
Pada contoh dibawah ini adalah request Reassign UserID, karena bukan request ID baru maka User ID harus dituliskan pada Form.
CONTOH REQUEST NEW USERID - MULTI USER dengan RESPONSIBILITY yang SAMA, dalam 1 FORM
Pada contoh dibawah ini adalah request UserID baru pada system AZEC Erafone untuk nama-nama user TERLAMPIR. Semua user yang direquest memiliki responsibility yang sama yaitu POS Online. Pada LAMPIRAN dapat dituliskan lokasi BU masing-masing User di kolom Position. Yang mengajukan request User ID bagi karyawan Retail/JB Erafone adalah minimal Area Coordinator.
CONTOH REQUEST UPDATE/CHANGE USERID - MULTI USER dengan RESPONSIBILITY yang SAMA, dalam 1 FORM
Contoh berikut adalah request Reassign UserID untuk banyak User, dengan catatan bahwa semua user tsb memiliki responsibility sama.
Untuk request perubahan banyak User ID dalam 1 Form maka pada LAMPIRAN. Mencantumkan NIK, Nama, User ID dan Email Corporate dari masing-masing user yang direquest adalah bersifat Mandatory.
CONTOH PENULISAN RESPONSIBILITY
RESPONSIBILITY perlu dituliskan dengan lengkap beserta GBU/BU yang diperlukan aksesnya, serta menambahkan nama BRAND bila ada.
CONTOH PENGISIAN KOLOM APPROVAL
Pada kolom REQUESTOR, harus mencantumkan Nama Jelas dan Tanggal Approval.
Yang bertandatangan adalah YANG MENGAJUKAN request UserID
Jika pengajuan terkait pembuatan/perubahan User Access karyawan lama (existing), maka Requestor yang dimaksud :
- Untuk karyawan Kantor Pusat Erajaya Group/Gudang Erafone/Gudang Depo-Cabang TAM adalah karyawan yang bersangkutan.
- Untuk karyawan Outlet iBox adalah minimal Store Head.
- Untuk karyawan Outlet dan JB Erafone adalah minimal Area Coordinator (ArCo)
Pada kolom APPLICANT’S MANAGER, harus mencantumkan Nama Jelas dan Tanggal Approval.
Yang bertandatangan pada User Application Form dengan ketentuan sebagai berikut:
- Untuk Karyawan Kantor Pusat Erajaya Group disetujui oleh minimum level Assistant Manager.
- Untuk Karyawan Outlet iBox disetujui oleh minimal Regional Head.
- Untuk Karyawan dan JB Erafone disetujui oleh minimal Area Head.
- Untuk Karyawan Gudang Erafone disetujui oleh minimal Assistant Manager Warehouse.
- Untuk Karyawan Gudang Depo/Cabang TAM disetujui oleh minimal Assistant Manager Warehouse.
Untuk level Assistant Manager keatas adalah ATASAN satu Level diatasnya.
CONTOH PENGISIAN FORM REQUEST ID SALES PERSON (ERO / SA)
Berikut contoh pengisian User Application Form ID Sales Person :
- Request diajukan minimal oleh Area Coordinator untuk ERO di Erafone
- Request diajukan minimal oleh Store Head untuk SA di IBOX
CONTOH REQUEST INACTIVE USER
Pada contoh berikut, adalah request oeh HR Database untuk penutupan akun user.
Isikan nama system aplikasi dan melampirkan NIK, Nama, UserID, Posisi/Divisi dan Email Corporate.
Copyright © 2020 by Erajaya Group. All Rights Reserved.