3. Purchasing

3.1 Proses Pembelian (Purchasing)

Proses pembelian dapat dicatat melalui system ERP ESB melalui beberapa proses yaitu Purchase Request, Purchase Order, Goods Receipt, Purchase Invoice, Purchase Payment, dan Release Payment. Panduan ini akan menjelaskan tahapan yang perlu dilakukan pada tiap proses tersebut.

Berikut ini langkah-langkah proses pembelian sebagai berikut :

1. Masukkan User

2. Masukkan Password

3. Klik Sign In

.4. Masuk tampilan Menu ESB core Pilih Modul Purchasing

 

3.2 Purchase Request

Permintaan pembelian (Purchase Request) bisa dilakukan oleh kantor cabang/restoran saat membutuhkan bahan baku atau produk yang dibutuhkan untuk produksi menu.

Berikut ini langkah-langkah pembuatan Purchase Request sebagai Berikut :

1. Pilih Modul Purchasing

2. Pilih Purchase Request

3. Klik Tanda Tambah (+)

Terdapat dua pilihan untuk membuat Purchase Request baru, yaitu Non Template dan PR Template. Pilihan ini disesuaikan dengan operasional masing-masing perusahaan.
PR Template digunakan jika kantor pusat sudah menetapkan daftar barang/produk yang dapat dipesan oleh kantor cabang. Sehingga kantor cabang hanya perlu masukan jumlah barang yang diperlukan, tanpa repot mencari produk terlebih dahulu.
Sebaliknya pada Non Template, Purchase Request dapat dibuat untuk seluruh produk yang didaftarkan pada perusahaan. Pembuat permintaan harus mencari produk yang ingin dipesan dan disesuaikan dengan unit yang dibutuhkan.

4. Masuk ke Tampilan Create Purchase Request New

Pada Tampilan Create Purchase Request, pada bagian Transaction Information isikan informasi sebagai berikut:
• Branch              : Pilih kantor cabang yang melakukan permintaan barang
• PR Date            : Pilih tanggal dibuatnya dokumen permintaan
• Required Date : Pilih tanggal dibutuhkannya barang yang diminta.

5. Bagian Purchase Request Detail isi sesuai keterangan berikut:
    • Product Name  : Pilih produk yang ingin dipesan dan pastikan UNIT yang dipilih juga sesuai.
    • Unit  : Satuan dari produk yang dipesan.
    • Request Process  : Pilih “Purchase” jika permintaan dibuat untuk pembelian, pilih “Transfer” jika permintaan             dibuat untuk pengiriman atar cabang, Pilih “All” jika ingin pilih keduanya.
    • Stock : menapilkan jumlah produk yang tersedia pada cabang.
    • Avg Daily Usage : Rata-rata penggunaan produk dalam satu hari.
   • Stock Need to Buy : Rekomendasi stok barang yang perlu dipesan.
   • Qty : Isi dengan jumlah produk yang ingin dipesan (sesuaikan dengan UNIT yang dipilih)
   • Add Product : menambah baris baru untuk menambah produk lain yang ingin dipesan.
   • Additional Info : bisa diisi jika ada informasi tambahan.

6. Klik Save Pada Gambar DI Atas

3.3 Purchase Order

Pemesanan Pembelian (Purchase order) digunakan untuk mencatat pembelian produk ke supplier. Berikut ini langkah pembuatan Purchase Order sebagai berikut : 

1. Masuk ke Modul Purchasing

2. Masuk ke Menu Purchase Order

3. Klik Tombol Tambah (+) untuk pembuatan Purchase Order baru.

Pada halaman Create Purchase Order, pada bagian Transaction Information isi informasi sebagai berikut:
• Branch               : pilih cabang yang akan melakukan pembelian.
• Purchase Date   : pilih tanggal dibuatnya dokumen pembelian.
• Required Date   : pilih tanggal dibutuhkannya produk yang dibeli.
• Currency            : pilih mata uang yang digunakan untuk pembelian.
• Rate                   : sesuaikan dengan kurs mata uang yang digunakan.
• Supplier             : pilih nama supplier yang dituju.
• Purchase Request Number : pilih jika ingin melakukan pembelian berdasarkan Purchase Request yang sudah dibuat sebelumnya.
• Suuplier Pic Name, Supplier Pic Phone, dan Supplier Due Day : otomatis terisi sesuai dengan data supplier yang dipilih.
• Due Day             : isi jika ingin mengubah tenggat waktu untuk supplier.
• Cost Center        : dapat dipilih sesuai divisi yang mengajukan pembelian.

Pada Halaman Purchase Detail terdapat fungsi dalam pengisian purchase detail sebagai berikut :

• Browse  : mencari daftar produk berupa file excel jika ingin melakukan pembelian untuk banyak produk.
• Download : Mengunduh file template excel jika ingin melakukan pembelian untuk banyak produk.
• Upload      : untuk mengungah file daftar produk yang sudah dipilih pada Browse.
• Browse Request Product  : untuk mencari produk yang belum pernah dilakukan pembelian sebelumnya ke supplier yang dipilih.
• Product Name : pilih produk yang akan dibeli.
• Unit : menampilkan satuan dari produk yang dipilih.
• Req. Qty : menampilkan jumlah permintaan berdasarkan dokumen Purchase Request.
• Stock : sisa produk pada kantor cabang yang melakukan pembelian.
• PO Qty : isi sesuai jumlah produk yang ingin dibeli, sesuaikan denga Unit yang dipilih!
• Last Price : menampilkan informasi harga pembelian terakhir pada supplier yang dipilih.

• Price : Isi dengan harga produk per unit untuk transaksi yang dibuat.
• Disc % : isi jika ada diskon yang diberikan supplier untuk produk tersebut dalam satuan persen.
• Disc Value : isi jika ada diskon yang diberikan dalam satuan mata uang.
• VAT : ceklis jika produk terkena pajak.
• Total : menampilkan estimasi jumlah harga produk.
• Add Product : untuk menambahkan produk lain yang ingin dibeli.

Pada Transaction Summary terdapat beberapa fungsi sebaagai berikut :

• Additional info : isi jika ada catatan tambahan mengenai dokumen purchase order yang dibuat.
• Foot Note : isi jika perlu menambah catatan kaki yang akan dicetak pada dokumen purchase order.
• Purchase Total : menampilkan estimasi jumlah biaya pembelian.

Jika sudah di isi semuanya  langkah selanjutnya klik Save lalu muncul pesan dibawah ini :

3.4 Good Receipt

Goods Receipt dilakukan oleh outlet/kantor cabang setelah menerima produk yang dikirim oleh supplier. Produk yang diterima dihitung jumlahnya kemudian dicatat pada proses Goods Receipt tersebut. Berikut ini Langkah-langkah pembuatan Good Receipt sebagai berikut :

1. Masuk ke Modul Inventory

2. Masuk Ke Menu Good Receipt

3. Cari transaksi yang ingin dilakukan penerimaan menggunakan reference number atau filter lain yang telah disediakan. Transaksi yang belum dilakukan penerimaan akan muncul dengan status “pending”.

4. Untuk melakukan penerimaan, klik tombol ceklis (Create Goods Receipt) pada kolom paling kanan transaksi

5. Masuk ke Tampilan Create Good Receipt - New

    Untuk panduan pengisian dokumen penerimaan barang perhatikan keterangan berikut:

    • Reference Number : Otomatis terisi dengan nomor dokumen pembelian atau transfer.
    • GR / Require Date : isi dengan tanggal penerimaan produk.
    • Source : menampilkan informasi asal pengiriman produk.
    • Delivery Number : Dapat diisi dengan nomor surat jalan jika perlu.
    • Branch Name : menampilkan kantor cabang penerima.
    • Location : pilih lokasi penyimpanan barang yang diterima (warehouse/kitchen).

6. Ke tampilan Good Receipt Detail terdapat beberapa informasi sebagai berikut :

    • Product Name : Menampilkan daftar produk yang diterima.
    • Unit : Menampilkan satuan dari produk yang diterima.
    • Reference Notes : Menampilkan jika ada catatan saat pemesanan produk.
    • Order Qty : Menampilkan jumlah produk yang dipesan.
    • Outstanding Qty : Menampilkan jumlah produk yang belum diterima.
    • Qty : Isi sesuai dengan jumlah produk yang sudah diterima
    • Additional Info : isi jika ingin menambahkan catatan atas dokumen penerimaan yang dibuat
    • Close Purchase Order : jika ingin menutup dokumen pemesanan (PO) ketika barang yang diterima hanya               sebagian.
   • Print : untuk mencetak dokumen penerimaan barang.

7. Jika penerimaan telah selesai diisi, klik tombol Save untuk menyimpan dokumen Goods Receipt.

3.5 Purchase Invoice

Purchase Invoice digunakan untuk mencatat faktur dari supplier (atau untuk tukar faktur dengan supplier) atas produk yang telah diterima sebelumnya. Berikut
langkah-langkah dalam menggunakan Purchase Invoice sebagai berikut :

1. Klik Modul Purchasing

2. Klik Menu Purchasing Invoice

3. Masuk Ke Tampilan Purchasing Invoice

4. Klik Tombol Tambah (+) untuk create Purchase Invoice

5. Masuk ke Tampilan Create Purchase Invoice New, untuk panduan pengisian informasi pada dokumen Purchase
    Invoice perhatikan keterangan berikut :
    • Supplier : pilih nama supplier yang ingin dicatat invoicenya.
    • Supplier Invoice Number : isi dengan nomor invoice dari supplier jika ada.
    • Currency : pilih mata uang yang digunakan.
    • Rate : sesuaikan kurs mata uang.
    • Invoice Date : pilih tanggal dibuatnya invoice.
    • VAT Invoice Number : isi dengan nomor NPWP supplier jika ada.
    • Transaction Reference : Pilih transaksi Goods Receipt yang akan dicatat invoicenya.
    • Invoice Due : isi dengan tenggat waktu pembayaran ke supplier.
    • Invoice Due Date : tanggal batas waktu pembayaran ke supplier.

6. Masuk Ke tampilan Purchase Invoice Detail

    Beriikut ini panduan pengisiannya perhatikan keterangan berikut:
    • Product Name : menampilkan daftar produk yang diperoleh dari transaksi Goods Receipt
    • Unit : menampilkan satuan dari produk
    • Invoice Qty : jumlah produk yang masuk ke dokumen invoice.
    • Price : harga produk per unit, bisa disesuaikan jika ada perubahan tergantung hak akses user.
    • Disc : isi jika ada potongan harga dari supplier.
    • VAT : ceklis jika produk terkena pajak.
    • VAT Value : nominal pajak yang dikenakan.
    • Other Tax : pilih jika ada tambahan pajak lainnya.
    • Tax Rate : isi besaran pajak lainnya dalam satuan persen jika ada.
    • Total : Menampilkan jumlah tagihan per produk.

7. Ke Tampilan Purchase Invoice Cost

    Berikut ini panduan pengisiannya perhatikan keterangan berikut:
    • Account : pilih jika ada biaya tambahan yang ingin dicatat pada invoice, seperti biaya parkir, toll, pengiriman,           dll.
    • Amount : isi dengan nominal biaya tambahan.
    • Add cost : klik jika ingin menambahkan biaya tambahan lainnya.
    • Additional Information : bisa diisi jika ada catatan terkait dokumen purchase invoice yang dibuat.
    • Reference Total : Menampilkan jumlah tagihan yang merujuk pada dokumen Purchase Order.
    • Cost Total : menampilkan jumlah biaya tambahan.

    • Invoice Total : Menampilkan jumlah biaya yang harus dibayarkan pada Invoice.
    • Difference : Selisih antara nominal reference total dengan invoice total.

8. Jika telah selesai diisi, klik tombol Save untuk menyimpan dokumen Purchase Invoice

Kemudian muncul pesan seperti gambar dibawah ini

3.6 PURCHASE PAYMENT

Purchase Payment digunakan untuk mencatat pembayaran ke supplier (sebagai formulir permintaan keluar uang dari kantor pusat). Berikut langkah-langkah dalam menggunakan Purchase Payment sebagai berikut :

1. Masuk ke Modul Purchasing

2. Masuk ke Menu Purchase Payment

3. Klik pada tanda tambah (+) untuk membuat Purchase Payment baru

4. Pada tampilan Create Purchase Payment bagian Transaction Information, untuk panduan pengisian informasi pada dokumen Purchase Payment perhatikan keterangan berikut:
• Payment Date : pilih tanggal dilakukannya pembayaran.
• Supplier : pilih nama supplier yang dituju.
• Currency : pilih mata uang yang digunakan untuk pembayaran.
• Rate : sesuaikan dengan kurs mata uang.
• Purchase invoice reference : pilih dokumen purchase Invoice yang ingin dibayarkan.

• Supplier Bank : pilih bank supplier untuk pembayaran.

5. Pada Purchase Payment Detail. Tabel ini menampilkan daftar tagihan sesuai dokumen invoice yang dipilih sebelumnya. Isi bagian berikut pada Purchase Payment Detail :
• Payment Amount : input nominal yang ingin dibayarkan.

6. halaman Create Purchase Payment bagian Purchase Payment Account. Berikut bagian yang perlu diisi:
• Account : pilih akun yang digunakan untuk pembayaran.
• Payment Amount : isi nilai yang ingin dibayarkan dari akun tersebut.
• Final Payment Amount : isi nilai final yang ingin dibayarkan dari akun tersebut.

7. Pada Transaction Summary berikut bagian yang perlu diisi:

• Additional Information : isi jika ada catatan tambahan dalam dokumen Purchase Payment. Pastikan Total sudah sesuai.

8. Jika telah selesai, klik tombol Save untuk menyimpan dokumen Purchase Payment. berikut pesan document yang sudah di save

3.7 Release Payment

Release Payment digunakan untuk mengkonfirmasi atau menyetujui pembayaran ke supplier. Adapun Langkah-langkah dalam proses Release Payment sbb:

1. Masuk ke Modul Accounting

2. Masuk ke Menu Release Payment

3. Masuk ke Menu Pending Release

4. Centang dokumen Purchase Payment yang ingin disetujui, kemudian klik Release

5. Pilih Release Payment Date (otomatis terisi tanggal hari ini).

6. Klik Release, ketika klik release akan muncul pesan seperti gambar dibawah ini

7. Klik Yes, untuk menyetujui pembayaran. akan muncul no doc untuk release payment seperti gambar dibawah ini 

3.8 Request Item List

Request Item List digunakan untuk melihat daftar produk yang telah dibuat di Purchase Request yang belum dipenuhi. Berikut langkah-langkah dalam menggunakan Request Item List sebagai berikut :

1. Masuk ke Modul Purchasing

2. Masuk Ke Menu Request Item List

3. Pada halaman Request Monitoring, isi bagian berikut:
• Branch, pilih kantor atau outlet tujuan. (wajib)
• Required Date, pilih tanggal dibutuhkan produk tersebut.
• PR Code, input nomor Purchase Request.
• Category, pilih kategori produk.
• Sub Category, pilih sub kategori produk.
• Product Name, isi nama produk.
• Product Code, isi kode produk.
• Request Process, pilih Purchase (untuk pembelian ke supplier), Transfer (untuk pengiriman dari gudang) atau All (bisa Purchase dan Transfer, tergantung mana yang di proses lebih dulu).

4. Jika sudah klik Filter untuk menampilkan daftar permintaan produk. untuk mengdownload data produk ke excel. Klik Clear Filter, untuk menghapus kolom-kolom di Request Monitoring.

5. Centang di bagian kanan untuk produk yang ingin dibuatkan Purchase Order, lalu klik Process.

6. Pada Halaman Process Purchase Kemudian isi bagian berikut.
• Purchase Date, pilih tanggal pembelian (otomatis terisi tanggal hari ini).
• Required Date, pilih tanggal dibutuhkan item-item tersebut (otomatis terisi tanggal hari ini).
• Branch, pilih kantor atau outlet tujuan. Jika tidak dipilih, otomatis diatur ke Refer to Each PR Branch,sesuai branch dari dokumen Purchase Request.
• Supplier, pilih nama supplier yang dituju.
• Price, input harga per Unit. Misal : harga HK-Mangga per KG Rp.12.000,-.
• Disc, input diskon dalam rupiah. Misal: “10000” berarti diskon Rp.10.000,-.
• VAT, centang jika item kena pajak. 

7. Klik Process jika sudah sesuai dan muncul pesan seperti gambar dibawah ini :

3.9 Purchase Return

Purchase Return digunakan untuk mengembalikan produk ke supplier yang sudah dibuat Purchase Invoicenya. Berikut langkah-langkah dalam menggunakan Purchase Return sebagai berikut :

1. Masuk Ke Modul Purchasing

2. Masuk ke Menu Purchase Return

3. Masuk ke Halaman Purchase Return

4. Klik Tambah (+) untuk membuat Purchase Return baru

 5. Padahalaman Create Purchase Return New terdapat Transaction Information yang harus diisi sebagai berikut :

• Branch, pilih kantor atau outlet tujuan.
• Purchase Return Date, pilih tanggal dikembalikan item-item tersebut.
• Supplier Name, pilih nama supplier yang dituju.
• Currency, pilih mata uang yang digunakan.
• Purchase Invoice Numbers, pilih dokumen Purchase Invoice yang dikembalikan barangnya.

6. Pada Bagian Purchase Return Detail, yang harus di isi sebagai berikut :

• Return Qty, input jumlah produk yang ingin dikembalikan

7. Pada Transaction Summary dibagian yang harus diisi:
• Additional Information, isi alasan dibuatnya Purchase Return.

8. Klik Save untuk menyimpan data. akan muncul pesan 

.

3.10 Import Document

Berikut ini langkah pembuatan Import Document sebagai berikut :

1. Masuk ke Modul Purchasing

2. Masuk ke Menu Import Document

3. Pada Tampilan Import Document, lalu klik Tambah (+)

4. Pada Transaction Import yang harus diisi sebagai berikut :

5. Pada Import Document Tax yang harus di isi pada bagian :

6. Pada Import Payment Detail, Klik Tambah (+ Add Payment). pada bagian ini yang harus di isi sebagai berikut :

7. Pada bagian Transaction Summary ada yang harus diisi sebagai berikut :

8. Klik Save Jika sudah sesuai, akan muncul no document seperti gambar dibawah ini

3.11 Simple Purchase

Berikut ini langkah-langkah pembuatan Simple Purchase sebagai berikut :

1. Masuk ke Modul Purchasing

2. Masuk ke Menu Simple Purchase

3. Klik Tombol Tambah (+), untuk membuat Simple Purchase baru.

ketika mau membuat simple purchase terdapat 2 bagian :

4. Pada Transaction Information ada bagian yang harus di isi sebagai berikut :

5. Pada Purchase Detail terdapat beberapa bagian yang harus diisi sebagai berikut :

6. Pada bagian Cash Purchase Cost terdapat bagian yang harus diisi sebagai berikut :

7. Pada bagian Transaction Summary ada beberapa bagian yang harus diisi sebagai berikut :

8. Klik Save, jika sudah sesuai. lalu muncul No Documentnya seperti gambar dibawah ini :